机器人流程自动化来了,内部审计专业人员需要一份工作指南

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普华永道
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2018-08-12 · 21:35
[ 亿欧导读 ] 机器人流程自动化(RPA)被视为数字化革命中新的弄潮儿,能为企业极大地降低开发成本和开发周期,随着RPA势头的日益增强,内部审计专业人员应通过帮助企业理解和控制RPA的风险,以及自身应用RPA技术,来紧跟时代的步伐。
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机器人流程自动化(RPA)指以机器人作为虚拟劳动力,依据预先设定的程序与现有用户系统进行交互并完成预期的任务,适用于高重复性、逻辑确定并且稳定性要求相对较低的流程。

RPA可以自动处理大量重复性、基于规则的工作流程任务,具有提高生产效率、减少人工错误、优化业务流程、降低运营成本等优势,同时能把员工从枯燥的工作中解放出来去从事更有价值的分析和决策工作,已成为企业数字化转型过程中的得力助手。

2017年,以德勤、普华永道、安永、毕马威为代表的国际四大会计师事务所已经相继上市软件机器人以及机器人解决方案,一个“机器人流程自动化”的时代正悄悄来临。

普华永道认为RPA在企业中的渗透率不断提升给内部审计带来更多的机会和更大的责任,内部审计专业人员一方面需要帮助企业理解和控制RPA的风险,另一方面需要借助RPA的技术优势,实现控制测试和其他有关内审部门的管理任务自动化,提升审计员们的工作价值。

本篇文章首发自普华永道,以下是亿欧智库为您带来的精选分享:


如今,众多企业正争相挖掘下一代数字化技术的价值,其中包括数字劳动力,其能力远超Excel里“宏”的应用。机器人流程自动化(RPA)是一种数字化劳动力的形式,通过软件机器人的参与使工作流程自动化。这些机器人便于配置,只需掌握少量的IT知识即可被快速培训和部署,自动执行人工任务。

RPA对于企业的运作和竞争力有很重要的积极影响,具体体现在:经济价值,劳动力优势,质量提升,柔性执行,灵活性及快捷性优势。另外,RPA项目证实了自动化科技的价值,使企业人员更适应与数字化劳动力一起工作,进而为应用全面机器学习或其他形式的人工智能做好准备。

普华永道预计45%的工作任务可以被自动化,节省2万亿美元的全球劳动力成本。

对于内部审计来说,RPA带来的是更多的机会和更大的责任。内部审计专业人员需要了解机器人自动化流程所带来的风险,以确保妥善合理地设计公司的控制活动,并能有效运行该控制活动来规避这些风险。同时RPA带来的最大机会在于:控制测试和其他有关内审部门的管理任务可以通过RPA被自动化,从而扩大内部审计的容量,让审计员们可以集中精力在更有价值的工作上。

随着RPA势头的日益增强,内部审计专业人员应通过帮助企业理解和控制RPA的风险,以及自身应用RPA技术,来紧跟时代的步伐。

帮助企业理解和控制RPA的风险

自动化可以帮助企业增加合规力度并降低企业风险。首席审计执行官(CAE)及其内审团队前期需要了解企业如何使用RPA,全面考虑不同风险类别,确定RPA会以何种可能影响到公司的整体风险轮廓(见下图)。在较早阶段就建立针对RPA的管治及相关控制,帮助企业有效降低风险。通过将治理,风险管理和控制嵌入到企业RPA的准备和部署工作中,企业就能提前发现问题。相比企业在事后才拼凑一系列政策和控制措施,内审部门的较早介入是个良好的开端,可以为企业提升效率,节省成本,事半功倍。

内部审计员在RPA实施早期就积极参与,能确保在总体治理框架和流程设计上进行全方位完善的讨论、风险评估以及制定协议,并与管理层达成共识。

普华永道:RPA可能影响的企业风险轮廓

控制,控制测试和其他内部任务的自动化

控制活动,就其本质,需要高度一致的重复性活动和一定程度的文档记录 – 这也是它们可以成为理想的被自动化对象的前提条件。除了帮助企业理解RPA的风险,内部审计部门还主要负责鉴别和推荐适合自动化流程的控制方式。

很多首席审计执行官正在寻找更高效的方法来满足基本的内部控制合规要求。在控制自动化不可行或尚未到位之处,将测试方法本身进行自动化可能会是另一个机会。在一个大型企业里,使用RPA自动执行一般控制措施的测试可能会让数以千计的审计时间被节省用来处理其他高优先级的审计工作。

通过测试工作的自动化,内部审计部门可以测试的是全部数据,而非抽样测试,管理层也可以更有把握地确定控制的设计和运行是有效的。

除了控制测试的自动化之外,RPA使彻底变革内部审计工作方式成为可能。例如,RPA可以自动化的任务包括:

  • 鉴别整改未完成项目,发送电子邮件给责任方,在逾期后实时跟进并记录整改状态

  • 跟踪年度审计计划的进度,或跟踪和监测关键风险指标(KRI)

  • 自动化报告和仪表盘,包括审计委员会和管理层报告模板、或内部审计部门自身的平衡计分卡

  • 在各个系统中评估数据质量,例如在主数据文件中,检查域的完整性,重复部分和校验。

从普华永道的经验来看,实现一个成功的RPA项目需要从整体框架全面考量:一个可以驱使企业选择正确流程进行自动化并可以将这些流程按优先级排序的策略;可以进行管治;可以发展,测试和部署;配备可管理新的机器人劳动力的合适的基础设施,以及可以提供相应支持的运营模式。一个正式的战略和路线图会使自动化项目的实施非常严格,能将自动化工作成为一个可持续的、变革性的项目。精心设计并提供的培训可以迅速帮助内部审计终端用户掌握必备技能,以使数字化劳动力在新的运营模式下,可长期持续稳定地投入工作。

现在就开始行动

首席审计执行官们长期面临提高内审部门业务贡献和优化成本的绩效压力。RPA可以为显著提高生产力、降低成本和控制风险方面做出潜在巨大的贡献。内审部门现在应当主动参与到企业的RPA项目中,为企业引入RPA制定战略和路线图。由于新兴技术的新一波浪潮对每个行业都产生了冲击,有远见的审计委员会将会提出RPA问题,而现在已经有所行动的首席审计执行官会有绝对的先行优势。

普华永道报告:首席审计执行官需要考虑的RPA问题


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