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亿欧行业峰会手册(5):行业峰会的供应商筛选

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作者:费颖
2018-03-18 14:31
一场峰会最终的效果呈现取决于峰会组织的方方面面 ,良好的参会体验也会成为峰会口碑积累的一部分,而良好的体验感则需由各个环节通力协作,当然也离不开供应商的大力支持。

前言:从2014年2月成立以来,亿欧在自己覆盖的十多个行业领域,大大小小办了数百场行业活动。2017年,除了常规的三次3000人次的峰会(新商业峰会、全球产业创新峰会、亿欧创新者年会)外,亿欧还在10多个行业办了近20场垂直产业创新峰会。很多机构和行业龙头企业都想办千人规模的行业峰会,但对于如何操办摸不着头脑。亿欧根据自己的实践,编了一份《亿欧行业峰会手册》,作者为亿欧公司合伙人费颖和亿欧公司创始人黄渊普,以下为第五篇。

前四篇文章分别提到了办行业峰会的顶层思考和设计议程设置和嘉宾邀请品牌宣传和营销获客以及行业峰会现场场控。本篇文章将主要讲讲办行业峰会的供应商选择。一场峰会,台前幕后,内场外场,大大小小涉及到对接的供应商数十家,亿欧根据以往会议经验,将供应商分为场建组、会务服务组、物料制作组和增值服务组。

场建组

场建包括酒店及搭建两部分。

酒店使用划分为内场和外场。内场需依据活动时间、活动规模、会场使用构成几方面作为初期筛选依据。举例说明,假设一场700人规模的峰会,场地要求至少保证1000平方米,同时需明确会议本身是否涉及分会场,是2个还是3个,以此确认酒店是否能拆分使用。另外会场使用构成的影响性因素包括是否涉及到媒体采访、是否设置闭门会议、嘉宾VIP休息室、员工休息室以及是否用餐几方面。一般酒店在采购全厅会议厅后会附赠1-2间休息室,如有其他房间使用需求则需另行采购,如酒店无法满足多间房需求,则不能作为备选。

外场的选择相对简单,首先要明确场地本身是否有特殊使用需求,如大型展览(如汽车)、门头或红毯。其次在活动规划初期就要对活动的标准配置及可能出现的临时性需求有所预期,尽可能避免签约后的大规模变动。

需特别注意的是,无论是内场还是外场,立柱的情况都要排除在外,一方面场地本身使用受限,观众视野有可能不便,另外在美观度上也有一定影响。

另外会场本身的交通情况也应作为主要决策影响因素,一般选在交通便利的酒店,可以在很大程度上保证峰会的开场时间和到场率。

搭建部分同样分为内场和外场两部分,一般来说,在选择之初,主办方本身则需大概制定出预算范围以及期待呈现的会场效果。大型项目则可参考采用比稿的方式进行,通过需求的描述,邀请2-3家进行方案比稿,最终以效果最佳、性价比最高作为最后决策依据。

需要注意的是,大部分的搭建商设施设备不存在大的差异,主要的差异化还在于对接执行上。在前期沟通过程中,主办方有可能出现多种突发情况,搭建商此时的应对反应极为重要。同时在现场执行过程中,因搭建本身是苦力型事务,因此在执行过程中,对方人员的专业性、配合度、突然事件应变能力等都会成为日后是否选择继续合作的加分项。

会场服务组

会场服务设施包含签到系统、摄影摄像、速记、直播等。这些设施可根据会议规模和具体需求而进行筛选,常用于300人以上中大型会议中。

签到系统目前市面上有多家服务商可以提供一条龙服务,签到方式可以是手机号签到、扫码签到、面部识别等多种类型,前两种最为常用。在签到的过程中需要注意的是尽可能缩短签到流程,一步到位以节约时间,同时不同票种区分通道、工作人员的适当引领等都是必要安排。

摄影摄像服务相对来说服务不标准,在设备相同的情况下则比较依赖于摄影摄像师的个人技术水平。目前业内创新的云摄影技术,可以实现及时同步云端修图,并快速返回的功能,在这个社交媒体时代,成为直击会议痛点的开创型技术,目前已广泛应用于会议服务中。

摄像服务大多为架机服务,即机位数量和使用角度相对固定,用于后期剪辑分享使用。配合摄像服务的出现的例如摇臂、游机等服务需根据不同会议的不同需求而定制。

无论是摄影、摄像还是直播服务,都需特别注意的是,台上嘉宾的取景角度,保证嘉宾正面高清、圆桌环节除需有集体合照外还需有单个嘉宾的独照,高清且角度适合的素材都可作为后续会议长尾传播的关键点。

速记服务往往是行业峰会不可或缺的组成,尤其亿欧作为有内容属性的产业创新服务平台则更对内容的及时性和准确性要求更高。与摄影师一样,速记师也是一项高度依赖个人能力的服务,因此在速记师的选择前期尽可能请对方提供以往的速记原型稿,同时了解对方是否具备一定的行业知识。少部分情况下,个别速记师长期服务互联网行业会议,对行业术语相对熟悉,此类速记师则为优选。

物料制作组

常见的物料包括会刊、胸卡、资料袋、易拉宝、宣传单页、指引牌、倒计时牌、水瓶贴、麦克风套等数十种,每场峰会根据不同需求拟定物料清单及相对应尺寸。物料制作供应商在工艺方面不存在大的差别,因此价格以及服务可作为主要选择参考。如一场峰会,常常在半夜发现物料缺失或需要调整,因此能够24小时不间断及时响应的供应商必将作为优选。

物料在设计和印刷前都要大概预期成品效果,如logo的位置(胸卡不能出现打孔覆盖)、色值(不能出现严重的色差变化)等。为保证印刷的质量,个别事前不确认尺寸和成品效果的物料最好进行打样,而不是估算数值印刷后再发现不合适造成浪费。

需了解的是,物料的下单时间及印刷的数量都将成为影响价格的因素。如提前1天和提前一周价格不同,提前一周更为便宜。印刷100份和印刷500份及以上价格不同,数量越多边际成本越低,价格也越低。

增值服务组

会场增值服务不是每场大会的必须配备,可根据需求定制。以往亿欧峰会使用过的增值服务包括茶饮、零食、共享单车、充电宝、共享雨伞、商务用车等,没有此类服务不会影响峰会的整体,有的话则在服务体验上加分。

上述所有的这些服务,都没有所谓的标准化,尤其在场地和搭建两方面,根据预算的不同差异性极大。主办方在选择和决策的时候可以多听供应商的建议,择取最适合自己的部分。

一场峰会最终的效果呈现取决于峰会组织的方方面面 ,良好的参会体验也会成为峰会口碑积累的一部分,而良好的体验感则需由各个环节通力协作,当然也离不开供应商的大力支持。好的议程,加上认真的嘉宾,是保证一场峰会内涵加分的必要组成。好的酒店搭建,加上体贴的服务,是一场峰会外在加分的不二法门。好的内涵,加上好的外在,则最终成就一场大会的价值。

PS:上述所有类型的供应商服务,亿欧公司均可为大家提供优质的供应商选择参考,咨询可在文末添加作者微信。

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