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管理费用预算数字化,助力房企实现降本增效!

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房产建筑
作者:亿欧
2022-04-18 16:17

一、业务背景与痛点

在房地产行业逐步从土地红利、资本红利迈入当前的管理红利阶段的大背景下,组织优化和企业管理数字化成为地产行业被高频提及的关键词。组织优化是控制人均效能、降低管理费用最直接的方式,但不同企业管理模式各不相同,组织结构调整难度不一。加快数字化转型成为房地产企业应对财务预算管理和费用管控诉求,实现降本增效的必然选择。

通过对2021年地产企业半年报财务数据进行研究发现,不同房企之间的管理费率数据存在明显差距,部分企业上半年财务费用单项费用管控尤其出色,但因管理费用率管控不足,导致三大期间费用的整体费用率居高不下。作为费用的重要组成部分,管理费控能力仍有较大的提升空间。

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图1 TOP10房企2021H1三费费用率

数据来源:中国房地产网统计数据

数字化工具运用至企业管理费用预算编制、执行、分析与控制的全流程中,能够帮助企业实现对管理费用的动态过程管理,成为企业实现提效降费,创造管理红利的有力武器。然而,由于管理费用科目口径复杂、企业缺乏信息化支撑等原因,当前企业在管理费用的预算编制与管理往往可能存在以下困境:

1. 缺乏统一的预算编制、执行与管控线上化平台,管控效率低下

企业缺乏费用预算线上化管理的工具,预算编制、评审、执行、监控均由财务人员在线下通过EXCEL完成,不仅需要耗费大量时间和精力进行表格的收集与整理,而且极易出现遗漏和错误,出现费用超支后往往需要经过一段时间才发现,影响业务的工作效率和工作质量,费用管控十分被动。此外,发生人员工作调动、离职等情况时,线下费用预算管理的模式可能带来数据丢失问题,导致企业难以开展当年数据与往年数据的对比分析以及版本管理工作。

2. 管理费用科目组成复杂、口径不一致,预算数据不准确

管理费用的组成较为复杂,包括办公费、差旅费、业务招待费、会议费、专业机构费、软件服务费、租赁费用、物业管理费用、维修保养费等,各部门使用的口径不完全一致,缺乏统一标准化的数据规范,导致预算编制阶段各下级单位填报的预算数据并不准确,管理人员也无法基于预算数据对费用发生额进行跟踪监控。另外,管理费用预算编制口径如果仅到科目层级,预算执行依据不清晰,科目对应的费用事项维护没有统一的科目对应规则,统计分析难度大。

3. 缺乏过程动态预警机制,预算执行跟踪与管控不及时

企业缺乏数字化工具对管理费用数据进行跟踪统计,线下化的管理模式导致主责部门无法及时获悉预算执行情况,执行预算时需要线下与财务部门人员进行沟通,各部门对管理费用执行情况的管控重视程度低。动态预警机制的缺失,导致管理费用超支时有发生,业务招待费、差旅费科目成为费用超支的重点科目。

二、案例企业简介

数字化工具的应用,能够帮助企业实现对费用精细化管控诉求,是企业赋能业务、提升管理、重塑增长的重要抓手。华润置地华东大区于2021年通过预算填报与分析项目的实施,聚焦管理费用预算填报与预算分析的业务现状,结合企业关键业务诉求,借助Finereport工具,搭建了统一的预算编制、执行与管控平台。

华润置地华东大区隶属于华润集团旗下地产业务旗舰华润置地。1992年9月,华润置地在上海获取首个商业地块——上海华润时代广场,自此开始了在华东大区厚植深耕之旅。华润置地华东大区始终坚持“稳健精准投资”,围绕“深耕为主,拓新为辅”的总体策略进行产业布局。截止至2021年5月,华东大区业务覆盖上海、南京、杭州、苏州、合肥、宁波、无锡、温州、徐州、常州、南通、泰州、盐 城、扬州、嘉兴、绍兴、金华、淮安、阜阳等19个城市,开发经营项目近151个。

三、解决方案

预算填报与分析项目的实施,帮助企业实现了预算编制、执行、分析与管控的全流程线上化,通过编制科目细化、模板标准化、流程规范化、预警前置化、管控主动化等一系列举措赋能管理费用的精细化管理。

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图2 项目建设思路

1. 细化管理费用编制颗粒度,统一编制模板

对管理费用涉及的科目、部门、项目以及清单定额等基础数据进行梳理,维护科目档案,包括科目编号、科目名称、科目层级、科目说明、归属管线、所属上级、是否末级、单位、是否条线评审等字段,并建立统一的预算模板。

对各业务条线管理费用事项进行梳理,实现科目级预算数据的进一步细化,形成统一的预算事项库。例如,将折旧费用进一步细分至电脑折旧费与家具折旧费两个事项,明确预算执行方向。

2. 梳理预算编制与上报流程,明确权责部门

PC端进行预算填报与评审工作,分为预算下达、部门填报、条线评审、城市上报和大区评审五个步骤:

(1)预算下达:大区设定预算填报规则,确定填报时限、科目、组织、清单定额版本等信息,创建预算任务下发。

(2)部门填报:填报任务开始后,员工成本由人事部门单独导入提交,专业机构费各部门填报,财务类科目由财务部门填报,行政办公类费用由行政部门填报。预算编制用户可根据城市公司具体管理要求相应修改科目权限,由行政、财务、本部门三方确认后,完成数据上报工作。

(3)条线评审:大区条线审批专业机构费等科目及事项,可以进行通过、打回操作,评审通过则进入城市汇总环节,如需打回则需要填写评审意见,让各部门修改后再进行上报。

(4)城市上报:城市公司指定角色进行预算汇总,平台支持城市公司对各部门上报数据进行修改,确认后将城市预算上报给大区。

(5)大区评审:大区召开评审会对各城市公司预算进行评审,可以进行通过、打回操作,全部评审通过则可进行版本锁定,打回需填写评审意见、上传会议纪要,让各城市公司再次修改上报。

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图3 管理费用填报流程

3. 增加预警规则,实现动态预警与过程监控

移动端的主要功能是推送与预警,预算管控平台搭建了部门预算驾驶舱、城市预算驾驶舱和大区预算驾驶舱,用户能够在移动端进行不同口径的预算数据查询与分析工作,通过移动端集成功能,进行定时推送与定时提醒设置,实现对费用执行指标的动态监控,重点与去年预算、上一版预算进行比较,超出时进行橙色预警,自动推送预警信息,将被动管理转变为主动管控,减少预算超支的情况发生。

同时,在年度指标中设置费用管控评级评级,针对城市和大区维度进行费用星级评价,对延期报销情况进行统计分析,提升费用监控的时效性。

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四、总结

华东大区第一轮预算编制于2021年10月启动,系统稳定运行,支撑客户第一轮预算圆满完成。当月日均访问量2867,日最高访问量8000左右,活跃用户890个,覆盖全大区所有城市公司预算负责人和预算执行人。

管理费用预算管控系统建设项目是置地华东大区管理费预算管理和费用控制的数字化抓手,是财务精细化管理的重要起点,有效帮助企业解决现阶段业务痛点,助力企业实现降本增效。

本文来源于亿欧网,原创文章,作者:亿欧。
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