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五款文档协作产品的吐槽方式

袁帅
2020-02-22 · 12:20
[ 亿欧导读 ] 未来,随着AI技术、通信技术、大数据智能化的发展以及企业对于数字化办公的需求,文档协作类产品还会迎来新的“春天”。
远程办公,文档协作,石墨文档,腾讯文档,金山文档,语雀笔记,有道云协作,观点评论

作者:袁帅,图片来自“123RF”

在疫情和复工的大背景下,远程办公成了这一段时间以来企业办公的唯一选择。在前面的文章中,测评了综合协作类远程办公产品和音视频会议远程办公产品,对目前市面上主流的产品做出客观真实的测试。除了综合协作类音视频会议产品外,文档协作类产品也是必不可少、非常重要的远程办公产品。

今日的文档协作

什么是文档协作?文档协作是指对文档、表格、幻灯片等多人在线编辑以及云共享和云存储,以达到云办公的目的。区别于传统的PC端Office产品,文档协作类产品可以实现多人在线同时协作办公的场景,使得办公效率进一步提升。同时,文档协作作为远程办公领域的一个分支,具有非常重要的意义,是远程办公场景中不可或缺的一部分。

文档协作类产品随着移动互联网的兴起和普及开始逐渐受到重视。从国际市场来看,谷歌公司早在2010年前后便推出Google docs,随后,Quip(已被Salesforce收购)也在2013年创立,开始进入在线文档协作领域。再看国内市场,中国的互联网企业也非常敏锐的感受到行业的机会,2014年前后,有道云协作开始上线文档协作功能,紧跟其后,石墨文档也在2015年上线,最近三年,腾讯文档、金山文档、语雀笔记等众多产品也涌入市场。目前,文档协作领域百家争鸣。根据IDC公布的2019 年数据显示,腾讯文档活跃用户数近 3000 万,石墨文档普通注册用户 2000 万、企业用户 20 万,Google Docs 付费用户超过 400 万。

多家争鸣的文档协作产品

本篇文章主要测评文档协作类电脑端的产品,从中发现每款产品的特色和不同,帮助用户和企业进一步了解产品的特性。文档协作类产品主要是为了解决多人在线编辑文档、表格、幻灯片等文件,以及云共享和云存储。将产品功能分为四类:文档、表格、其他文件类型和辅助功能。

本次测评共选择了五款产品,分别是:石墨文档、金山文档、有道云协作、腾讯文档、语雀笔记。这五款产品是目前文档协作类产品中最受欢迎的系列产品,用户数量多,涉及行业领域广泛。而且在疫情面前,这五家公司也积极承担企业社会责任,用各自不同的方式贡献一份力量,帮助众多企业复工。以下测评的数据来源于当前软件可以免费使用的功能及数据。

本次测评的指标有五个一级指标、八个二级指标、十九个三级指标。一级指标分别为实用度、分布与展示、功能完备度、第一版产品发布时间、价格体系。具体的指标说明如下图所示。

文档协作类远程办公软件(电脑端)评测指标说明.jpg

1.实用度

文档协作类远程办公软件(电脑端)评测-实用度.jpg

-匹配度

从产品入口类型来分析,整个五款产品中,语雀笔记只能在网页端使用。其他四款产品的终端支持类型相差不大,主流的系统均可以使用。腾讯文档没有Mac端的产品,金山文档可应用于Linux系统下。

从导入文件类型来分析,只有有道云协作的数量较少。五款产品从可上传的角度分析,对于文件类型的限制不大,说明产品承担了一部分云盘存储的功能,但是可以在线编辑的文件类型,语雀笔记可以达到14种,腾讯文档10种,而有道云协作仅有3种。

语雀笔记产品页面图.jpg

-限制性

从限制性来分析,五款产品的差异各不相同。在实用性最强的协作人数上,在当前免费功能中,金山文档对于协作人数没有限制,而腾讯文档更是支持200人在线。其次,石墨文档支持15人在线,语雀笔记支持10个团队。相比之下,有道云协作只能支持3人同时协作编辑。

从注册登录的方式和数量上分析,金山文档的数量最多,主要是快捷登录的方式要多于其他产品,这也说明的金山文档的开放性。手机号验证码注册登录、微信、邮箱是这五款产品的共同方式。

2.分布与展示

文档协作类远程办公软件(电脑端)评测-易用度.jpg

-功能展示

从首页功能排列的角度分析,五款产品的页面都很简洁,排列方式各有特色。石墨文档的功能主要分布在页面顶部和左侧,语雀笔记主要在工作台的顶部、左侧和底部。金山文档的则会根据编辑文件的类型不同,对于功能位置做出不同的调整。有道云协作的功能位置从左到右,层层递进。

有道云协作产品页面图.jpg

-功能分布

功能分布往往展现一款产品设计的逻辑性。从工具栏和菜单栏可选功能数量来分析,五款产品的功能数量相差不多,但是最常用的功能都可以实现,差别不大。

标题栏可用功能分布差异较大,金山文档和腾讯文档的数量较多,基本能满足大多数用户的需求。


3.功能完备度及成熟度

文档协作类远程办公软件(电脑端)评测-功能完备度.jpg

-文档功能完备度

从操作功能角度出发,五款产品在操作方面的常用功能差不多。金山文档、有道云协作、石墨文档、语雀笔记的功能差不多,只是展现的方式稍有区别。腾讯文档的功能数量上相对较多。

金山文档文字文稿页面图.jpg

在导出存储功能中。存储功能在五款产品中,只有金山文档需要手动保存操作,其他四款产品无须手动操作,系统会自动保存。对于导出功能,石墨文档的导出功能比较多,可以导出为word、PDF、图片、Markdown格式,语雀笔记无导出功能。

-表格功能完备度

表格功能是最常用的功能。从操作功能分析,五款产品的在表格功能上差异较大,数量多的产品是石墨文档、金山文档、腾讯文档,菜单栏中至少有六个下拉菜单,丰富了在线编辑表格的功能,功能数量较少的是有道云协作和语雀笔记,大部分常用的功能还是可以被满足。

石墨文档在线表格页面图.jpg

从导出存储功能的角度分析,五款产品在表格上可导出的类型不同。石墨文档和腾讯文档只能导出xlsx格式的表格文件,金山文档只能导出PDF和图片,有道云协作可以导出Excel或者表格格式,而语雀笔记不可以导出。用户在使用对应的产品时,一定要考虑到最后的导出功能是否可以导出符合自己需要的文件。

-其他文件类型功能完备度

其他文件类型在不同的产品中可以涉及的文件类型不同。石墨文档包括幻灯片、思维导图、表单、白板,金山文档包括演示文稿、表单、流程图、脑图、便签,有道云协作只有Markdown,腾讯文档包括幻灯片和表单。而语雀笔记没有其他类型文件功能。

从操作功能上分析,尽管只有四款产品有其他文件类型,但是相同的产品其功能数量大致相同。比如幻灯片在石墨文档、金山文档和腾讯文档中都有涉及,其中的功能都是常用功能,只有功能的位置有所不同,功能数量最多的是腾讯文档。

导出保存功能稍有不同,石墨文档和腾讯文档的幻灯片可以导出pptx格式;金山文档的演示文稿只能导出PDF或图片,表单、脑图、便签没有导出功能;有道云协作的Markdown只能导出md格式。

-辅助功能完备度及成熟度

从帮助与反馈的角度分析,金山文档和语雀笔记显然做的很到位,除了有对应的文档查询,还会提供客服交流、视频演示等方式,收集用户的需求和困难,帮助用户解决难题。其他的三款产品相对而言要少很多,有道云协作和腾讯文档提供帮助文档和反馈途径,而石墨在只有在表格功能中出现了帮助选项。

从客服服务的角度分析,石墨文档只有高级版用户才拥有专属的客服服务,凸显了对于用户的区别对待。语雀笔记没有客服支持,另外三款产品则采用客服交流群、在线客服的方式,帮助客户解决问题。

从分享共享功能分析,五款产品中的不同之处跟协作功能很相似,区别点主要是功能所在页面的位置不同、与他人分享的方式不同以及权限的设置不同。共享功能与协作功能不同的一点是,在共享功能中的权限有多种方式,比如:加密共享、加水印、设置期限等。在分享和共享功能上,腾讯文档的设置最为灵活、全面。

从协作功能角度分析,五款产品的区别主要在协作功能的位置、添加协作人的方式、以及协作人的权限设置。文档协作的方式主要有两种,一种是直接添加协作人,另一种是通过打开链接、扫描二维码的方式,实现多人协作。协作人的权限一般有两种,一种是可编辑,一种是可查看。

从云存储的角度分析,五款产品免费条件下的存储空间要求不一样,目前腾讯文档和语雀笔记的云存储空间暂时没有限制,而石墨文档的协作空间为5G,有道云协作为2G,金山文档为1G。

从个性化角度分析,金山文档的功能更多样,非常有特色,石墨文档、有道云协作和腾讯文档的个性化功能相对较少,但是值得注意的是,有道云协作的产品中出现了即时通讯,团队在线编辑的同时,可以实现一边沟通一边操作。个性化的功能中,智能化的工具开始出现,比如文字识别、智能翻译、智能纠错等。

开放度是另外一个维度的对比。开放度越高的产品越有利于加强与其他产品的合作,巩固所在行业的生态位。从分析中不难看出,除了金山文档没有开放相关接口,另外的四款产品均开放了相关的接口,加强与其他企业之间的合作。

4.第一版产品发布时间和价格体系

文档协作类远程办公软件(电脑端)评测-第一版产品发布时间和价格体系.jpg

-第一款产品发布时间

第一款产品的发布时间来分析,有道云协作是最早开始进入市场的企业,随后石墨文档也开始加入到竞争中。WPS的移动端产品在2011年发布,但是其金山文档却是在2018年才开始上线,同年,腾讯文档也进入到了市场中。最年轻的语雀笔记原本是支付宝公司内部的产品,2019年才正式对外开放。

-价格体系

从价格体系来看,石墨文档的个人高级版会员价格相对经济,其余产品的价格相差不大。

与其更好 不如不同

经过一番测评,从不同的角度看到了不同产品的特色。每一款产品的存在并不是因为做到了极致,而是因为满足了用户的需求。

1.石墨文档

石墨文档进入文档协作市场的时间相对较长,从产品的实用度、分布与展示、功能完备度来分析,都能够满足绝大多数用户对于在线文档协作的需求,而且可以编辑的文件类型也比较丰富,是一款难得的产品。

石墨文档没有修订功能,只能通过评论的方式对部分内容进行团队讨论,评论功能不能实时保存,需要进一步完善。就目前而言,基础功能已经具备优势,但是这还不够,独特性更能显示出产品的未来空间。另外,客服功能的需要进一步提升。

2.金山文档

金山文档从产品的实用度、分布与展示、功能完备度而言,在线Office具有强大的竞争力,毕竟WPS是我国最早自主研发的办公产品,跟其他公司相比,具备极大的优势,而且可以支持的文件类型也很多,可以满足用户的多重需要。而且多样的个性化服务彰显了金山办公这家公司强大的技术实力。

金山文档在功能中,需要进一步完善的是部分功能的使用效果,比如自动保存的设置、分享共享功能等。

3.有道云协作

有道云协作是一款非常独特的产品,在基本功能上丝毫不逊于其他产品,而且目前应有的功能也非常完善,体验效果好,开放度高。唯一独特的是添加了即时通讯功能,降低了用户的交流成本。

跟其他的产品相比,有道云协作在可以编辑文件类型的数量上并不占优势,尤其是目前没有涉及幻灯片,而且在个性化上,可以提供的服务相对较少,这是未来可以进一步提升的地方。

4.腾讯文档

腾讯文档是一款非常优秀的产品,其功能非常实用,而且属于比较轻量级的产品,随时随地都可以快速的进入到文档中开始办公。腾讯文档的文档、表格、幻灯片的功能非常实用,虽然进入市场的时间稍晚一点,但是并不逊于石墨文档和金山文档。另外,腾讯文档的分享和共享功能具有强大优势,可以直接在QQ、微信中转发,也可以以链接、图片、二维码等形式通过其他途径传播,除此之外,权限设置也非常细致,有基础的权限设置,也有高级设置,满足不同用户的需求。

腾讯文档需要进一步提升的功能也是非常明显。首先是支持文件类型,可以再做进一步的增加,另外,个性化的服务数量也需要进一步完善。

5.语雀笔记

语雀笔记在五款产品中是最年轻的产品,它的出现并不完全是为了远程办公,而是一款云端知识库。如果从云端知识库的角度来衡量语雀笔记,不得不说这是一款非常独特的产品,即时从文档协作的角度衡量语雀笔记,这款产品也有其独特的优势。例如语雀笔记在文档和表格中的编辑功能非常实用,独特的群组设置有利于企业内部的协作,各式各样的笔记和模板也更有利于用户的使用。

语雀笔记需要提升的地方是没有幻灯片这一文件类型,而且在导出功能有所缺失,这将会影响用户体验。

明日的文档协作

文档协作类产品目前来说是非常实用的远程办公产品之一,亿欧认为,在未来的工作中,即时疫情退去,对于文档协作类产品的影响相对较小。主要是此类产品解决的办公场景非常实用,效率很高,对于内容工作者或者工作性质侧重于文字编辑的工作者而言,依然会使用此类产品,因此,用户粘性高。

但是,往往成就产品的也会成为它的壁垒。文档协作类产品在未来的发展中,一定是要走独特性的路线。

亿欧认为,独特性有两个方面的理解,一方面是产品的高度,一方面是产品的宽度。所谓的高度就是指能够融合更多场景、更多智能化功能在产品中,而宽度是指能够与更多的企业、行业进行合作,使得产品和企业所处的生态位能够更加丰富多样。

在第一篇谈到的综合协作类远程办公产品中,很多产品都自主研发了文档协作功能,比如:飞书、企业微信。在综合协作类产品中,文档协作产品想要脱颖而出其实不容易,唯一的出路就是产品的深度——重新定义文档协作

未来,随着AI技术、通信技术、大数据智能化的发展以及企业对于数字化办公的需求,文档协作类产品还会迎来新的“春天”。


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同时,基于远程办公产品的评测,亿欧智库正在撰写《2020远程办公研究报告》,发布时间预计为3月中旬。报告中将更为详细和深入地研究远程办公的产业现状,以及未来发展趋势与挑战等。

预知更多细节,可点击《2020远程办公研究报告》预热报告了解。

编辑:薄纯敏

本文来源于亿欧,原创文章,作者:袁帅。转载或合作请点击转载说明,违规转载法律必究。

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