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医美连锁机构的集团采购和供应链管理

丽格李滨
2020-03-13 · 14:00
[ 亿欧导读 ] 集团采购的优势无可置疑,可以从供应商手里拿到更多话语权,对于产品的相关信息及突发事件,也可及时得到信息,提前通知机构做准备,保障各个机构的利益。
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文章来源于:丽格李滨,图片来自“123RF”

【编者按】本文对医疗连锁机构的集团采购供应链管理的重要性、目的、优势以及具体的模块进行了介绍和分析。

本文来源于丽格李滨,作者李滨;经亿欧大健康编辑,供行业人士参考。


医美行业供应链是围绕核心企业,从产品设备生产厂家开始制成产品或最终产品,再由医疗机构把产品通过医疗或服务的方式组合成医美项目服务于客患,一个由厂家、供应商、集团公司、诊所直到最终用户所连成的整体功能网链结构。

01

为什么要管理供应链

供应链管理在医美企业里的目的是什么?

1)降低资金成本,缩短现金周转时间。2)降低企业风险,把关产品质量。3)实现盈利增长,提供可预测的收入。

供应链的管理非常重要,世界权威的《财富(FORTUNE)》杂志早在2001年已将供应链管理列为本世纪最重要的四大战略资源之一;供应链管理是世界500强企业保持强势竞争不可或缺的手段;无论是制造行业、商品分销或消费医疗;无论你是从业还是创业,掌握供应链管理都将助你或你的企业掌控所在领域的制高点。

02

医美行业统一管理供应链的优势

1)质量保障

作为集团或连锁医美机构,由于产品的质量问题导致的客诉或事故,是最冤的,因为不是由于医生对产品的组合或使用不当而造成。如果将集团供应链管理中职能下放到机构,首先对于连锁成员会增加人员成本,而且每家分支机构具备一定能力和经验的采购人员,不现实;如果采购人员素质参差不齐,又没有长期的规范化培训,难以规范化管理,从而埋下隐患。机构出于成本考虑,导致库存不足,需要紧急使用某些产品时,容易给水货假货等非法产品可乘之机。一旦这些问题产品流入,会引发严重的后果,代价巨大。

集团公司对供应链统一管理,容易做到严格规范审核流程,库存也有保障;集团基于采购数量的优势、有经验丰富的供应链管理者,可以与上游企业直接建立联系,保证供应渠道的合规性和稳定性,从根源保证产品的质量。

2)价格保障

集团采购有采购量的优势,销售方就会以产品销量核算出阶梯性的价格。规模较大的连锁机构可以覆盖厂家最优惠的政策,降低采购的整体价格。集团将优惠的价格平均到单品中,大大降低机构的产品成本。

3)便捷的服务

集团统一管理供应链,机构只需要对集团就可以解决所有产品问题,反之会消耗更多的时间及人力成本。因为集团供应链管理部门可以将分工细化,这也是模块化管理的优势。

4)快捷的产品信息与舆情

集团采购可以获得丰富的信息来源,对市场走向、产品口碑更加了解,对产品的使用情况或生产情况有更快更准确的情报,一旦供应链管理者得到有价值的信息,就会在整个连锁机构内部公布,从而使机构第一时间得到信息,提前准备应对措施。

03

供应链管理中使用的基本工具

1)OA系统

OA系统使用在供应链管理的前端,也可以说是审批部分,主要作用是确定采购目标,记录、明确工作流程。如果是常用耗材类定期采购,只需要在系统中记录型号、规格、品牌等信息即可;如果是非定期或新项目立项,还需要附上产品的市场调查或相关部门的评估文件。

2)库房的管理系统

用于库房的日常管理及出入库,产品到达指定收货地点后,或配送到机构之前的记录工作。库房管理系统还有一些辅助功能,例如效期、流向、供应商管理等。

3)财务系统

记录、展现产品采购与销售的收支情况,财务系统中的数据与库房管理系统中的数据有重叠部分,需要两个部门分别独立进行记录,按照制度定期核对,有助于避免或减少错误的发生。

04

供应链管理模块

医美供应链管理有两个模块,一是采购与供应的管理,二是仓储管理。

产品不在手里就是采购与供应管理;产品到手后,就是仓储管理。采购与供应是动态的,因为产品在来的路上或是去机构的路上;仓储管理是静态的,产品停留在仓库。

05

采购管理

采购管理又分为四个小部分:立项管理,采购管理,渠道管理,设备维养管理。

1)立项管理

根据市场及机构项目需求,从市场调查开始,计算成本及利润率,联合法务部、医务部对供应商、产品及项目的正规性、安全性进行审核,挑选产品进行临床试用,听取、采纳机构及专家的意见,根据各部门的反馈,拟定立项书,向集团提交立项申请OA进行审核,通过后,进行正式商务洽谈,商定后集团提交合作协议或单批采购协议,签署协议后完成立项。

2)采购管理

根据协议,采购部通知、督促供应商发货,确定货品运输等相关事宜;产品到达后,进行入库操作。库管及采购部连同运输方同时对产品进行验收。仓库系统和财务系统同时双人核对,双系统分别入库,仓库、财务、采购三个部门同时监管,最大限度地避免人为失误和贪腐行为的发生。

3)渠道管理

在渠道供应商管理上,按照相应的属性分类,例如大型设备、械字号注射产品、妆字号产品,以及其他类别等等,所有渠道商按照分类记录在供应商系统名录中,较为重要的供应商要设立定期拜访、约见制度;同时要求供应商长期、周期性拜访诊所机构,了解、解决机构遇到的问题。

4)设备维养管理

设备维养管理是指大型高值医疗设备的维护维修、培训、耗材及调拨。大型设备价格昂贵,除了立项时设有专人评估,以专业的采购意见及优惠价格提供给机构外,在平时的保养维修上也设有绿色通道,与厂家紧密合作,定期对设备进行维养、检修,并设有紧急联系人。在设备维养管理中,应建立设备档案,集团对诊所的所有设备和准备采购的设备都应该有明确记录。

06

仓储管理

仓储管理模块分为三项:流程管理、调拨管理和效期管理。

1)流程管理:流程管理大体分为出入库流程、仓库安全、存储制度、核算及报表管理四项,流程管理上基本上以制度为主。

2)调拨管理:机构之间的产品调拨。

3)效期管理:产品的效期管理不当直接导致成本增加。效期管理主要依靠库房的管理制度,集团供应链管理者应该对产品的循环周期了如指掌,建立好产品的常规存储数,要求管理者具备一定的市场敏感度,要有预判能力。在制度方面,要对不同属性的产品制定不同的循环周期,机构的仓库循环周期应该尽量压缩,以节省成本;总部的仓库可以适当延长循环周期,以保证机构供货,但其储存最长周期应该在产品效期四分之一以内。对于已经超出最长周期的产品要进行追责,如果是机构的产品超出,就要使用机构间调配的办法进行弥补,尽量减少损失。

总结:

集团采购的优势无可置疑,可以从供应商手里拿到更多话语权,对于产品的相关信息及突发事件,也可及时得到信息,提前通知机构做准备,保障各个机构的利益。经营院长要使用好供应链集采管理系统,一方面压低机构成本,另一方面最大限度地杜绝腐败。

本文经授权发布,版权归原作者所有;内容为作者独立观点,不代表亿欧立场。如需转载请联系原作者。

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