费颖

亿欧公司合伙人/高级市场总监,行业峰会策划专家,微信号:feiying0127

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亿欧行业峰会手册(4):行业峰会现场执行

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亿欧
费颖
2018-03-11 14:55
[ 亿欧导读 ] 现场执行,并不单单指大会举办当天;大会开始前的舞台搭建和PPT演示,至关重要。活动当天,现场场控的部分可以简单概括为时间和秩序。
GIIS全球产业创新峰会,行业峰会,亿欧公司

前言:从2014年2月成立以来,亿欧在自己覆盖的十多个行业领域,大大小小办了数百场行业活动。2017年,除了常规的三次3000人次的峰会(新商业峰会、全球产业创新峰会、亿欧创新者年会)外,亿欧还在10多个行业办了近20场垂直产业创新峰会。很多机构和行业龙头企业都想办千人规模的行业峰会,但对于如何操办摸不着头脑。亿欧根据自己的实践,编了一份《亿欧行业峰会手册》,作者为亿欧公司合伙人费颖和亿欧公司创始人黄渊普。《亿欧行业峰会手册》将分为6篇文章分享出来,希望能给到相关方一些参考,以下为第四篇。

前三篇文章分别提到了办行业峰会的顶层思考和设计议程设置和嘉宾邀请以及品牌宣传和营销获客。在完成了所有的前端设计后,现场执行则是保证一场大会所有准备完美落地的最终检验。

首先,现场执行,并不单单指大会举办当天;大会开始前的舞台搭建和PPT演示,至关重要。一般来说,舞台搭建会有专门的服务商做,会根据大会的要求做相应的方案。需要注意的是,无论此前的搭建方案有多么吸引人,落地时都容易出问题。所以,舞台搭建并不是服务商的事情,需要自己的团队从头到尾参与其中,确保舞台搭建的速度和质量符合要求。最容易出错的地方是话筒、翻页器和控制台的流畅配合。

除了测试各种硬件,最重要的是测试PPT的现场效果。90%的行业峰会,PPT的现场效果都不好,因为纸面上的效果不等于现场效果;比如,大多数PPT上,以中间线为基础做内容布局,但实际上,舞台搭建LED屏幕大多是平地而起,在大会现场,PPT上的中间线以下部分的内容就容易被挡住。有时候,图纸上的屏幕显示效果不错,但现场却不一定。所以,亿欧的做法是:测试PPT时,一定要在活动场地的最后一排、最靠边的位置坐下,看舞台的显示效果是否好。

特别长、或文字特别多的PPT,应该在更早前和演讲嘉宾沟通演讲主题时就应该告知。有经验的主办方应该知道,20分钟的演讲,PPT最好不超过15P;碰到30P以上的情况,要和演讲嘉宾沟通好,进行删减。至于PPT尺寸和LED屏幕尺寸是否吻合,这个说起来简单;实际上,很多行业峰会在这个小问题上都做得不好。如果有可能,最好主办方设计好PPT模板,实现给到嘉宾,这样就能规避很多问题,也能保证统一效果。

行业峰会主办当天,一般来说,现场场控的部分可以简单概括为时间和秩序。时间指保证会议的开始和结束时间,嘉宾的到场和演讲时间,媒体的群访和专访时间。

开场时间

常规的全天会议开场时间大多定在上午九点,因此为了保证会议的正常开始,签到时间和前面几位嘉宾的到场时间尤为重要。为了保证9点钟准时开始,结合场地的大小空间、交通情况、停车条件、天气状况等影响性因素,一般可提前40分钟-1小时开始签到。通知观众提前到场为的是在会议正式开始时有更好的现场氛围,也是为了保证从第一位嘉宾开始的精彩内容都能被更多人听到。

嘉宾的到场时间

决定会议是否开场的另一关键因素是嘉宾的到场率,一般来说,假设每位嘉宾约有15-20分钟的演讲时长,可以在确保前三位嘉宾到场的情况下开场。在前三位嘉宾的到场过程中继续跟进其他嘉宾的到场情况,保证时间同步。

演讲时间

根据会议的不同,嘉宾的演讲时间在15-30分钟不等,经常发生的是,嘉宾不知道倒计时长,或者演讲时有所发散,时间就极容易延后,如此一来,后面嘉宾的分享时长以及其他如采访、宴会等环节都会受到影响,如果后面嘉宾要赶场或赶飞机则更为麻烦。因此在会议组织前期,负责嘉宾对接的负责人就应与嘉宾反复沟通演讲内容并确定演讲时长,保证内容在有限的时间里精准的传达。同时,在会议现场负责前场秩序的同事则要保证每一位嘉宾的高效衔接,即提前通知下一位即将上台的嘉宾做好候场准备,熟悉话筒和翻页笔的使用方法。

媒体的群访和专访时间

根据每场会议性质的不同、需求的不同,采访分为群访和专访。两者准备的共同点是:1、提前做好采访排期,确认采访嘉宾及参与媒体名单;2、准备好采访嘉宾的企业介绍和个人介绍,供媒体提前参考、了解;3、在引导嘉宾到达采访间之前保证参与采访的媒体就位,同时如需安排视频、速记、摄影等环节的提前准备。

与时间把控相辅相成的另一个场控协调则在会场秩序,即所有与人接触的地方不能出现混乱。秩序可以广义的延伸为服务,即service,根据亿欧多年的会务组织经验,我们将服务秩序总结为4S服务体系:

1、服务好嘉宾,即保证与嘉宾随时信息同步,如场地地点、分享时间、是否有宴会安排、是否有采访、是否需要安排车辆以及住宿、穿着要求、会场须知、到场时间等。通常情况下,会务小组会给嘉宾出具一份行程单以供嘉宾了解,但不排除嘉宾过于忙碌有遗漏的可能,因此在会议前三天则需保持更为密切的沟通,嘉宾到达现场后的每一步都要有序进行,给嘉宾更好的会场服务和引导。

2、服务好客户/合作伙伴,一般千人大会,涉及对接的合作伙伴少则几十家多则上百家,因此除会议开始前的相关会务资料方面的对接外,现场则需安排好合作伙伴的各项展示性物料的摆放、早午餐的协调以及会务现场可能遇到的如电源、资料现场发放等情况。简单的说是保证每一个合作伙伴权益的最佳体现。

3、服务好观众,即合理高效的签到流程及按规定票种就位的引导。该环节需特别注意对票入座,如若购买VIP及其他特权票,保证现场的引领到位以及权益兑现,不能出现鸠占鹊巢的现象。

4、服务好媒体,媒体的到场数量以及稿件发布则是一场会议持续传播的重要保障。因此会议现场,媒体席的安排、采访间的协调、视频及直播媒体的设备需求满足等则需提前了解并未雨绸缪。我们要做到的是,尽可能做足充分准备,为媒体提供优质宣传素材,使媒体老师自发式的主动传播。

突发事件处理

每一场大会的组织人员中一定有一个总控的角色,该角色设定主要作用在于了解整场会议情况,把控时间,熟悉嘉宾流程以及具备能够应对突发事件的能力。

随着经验的丰富,提前避免突发事件的能力会越来越强,但也无法完全预知,常见的突发事件常发生在嘉宾无法按时到场、屏幕系统突然故障、观众在会议期间与嘉宾互换名片造成场面失控等等。

嘉宾的突发事件最棘手的莫过于迟到,或临时不来。这种情况则需协调后面嘉宾前置,但一旦此时后面嘉宾也未提前到场,则会造成整个流程的混乱。在过往的会议中,亿欧也曾遇到过此类情况,前文中提到的确保嘉宾提前到场在此处则体现了关键作用。更换嘉宾不仅仅是告知后面嘉宾提前那么简单,而是要通知嘉宾、前场秩序负责人、控台三方面。前场秩序负责人主要任务在于通知主持人,告知其将串词顺序调整,控台则需要及时更换嘉宾介绍资料及嘉宾演讲ppt替换,总之,在这个过程中,时间紧、步骤多,总控则需完全兼顾,考虑周全。

屏幕系统突然故障的情况在我多年的工作经历中遇到了多次,根据程度不同可出现完全黑屏的重大故障、间歇性黑屏的临时故障和突然卡屏的小型故障。后面两类基本在短时间内可以恢复,嘉宾相对经验丰富或风格活泼能够随机应变。而重大事故的发生则非常棘手,一是嘉宾不知所措,二是组织人员手忙脚乱,三是观众云里雾里。本人曾遇到过类似情况,解决方案是上台与嘉宾进行采访互动,给控台留出足够重启时间。虽然不希望此类状况发生,但突发事件虽然只有万分之一的几率也要做足充分准备。可参考方法如:设置嘉宾可观看范围的演讲内容监视器,让嘉宾在即使没有大屏幕的情况下也可以继续演讲;提前告知主持人预警处理方案以及提前演练前场秩序负责人的突发处理方案,如上台互动、主持人串场、插播音乐等(这里需特别强调一点,前场秩序负责人及控台是会议内场部分的关键性人物,因此在人数允许的情况下尽量安排经验丰富的自己人,一般情况下,前场秩序和总控为不同二人,总控要较前场经验更为丰富,更能提前发现并预警突发,或者发生后第一时间通知到人及时解决)。

观众在会议中与嘉宾互换名片的情况,该情况的发生一方面影响听会嘉宾的参会体验,另一方面也会影响台上嘉宾的演讲情绪,且观众也会因此而受到打扰。在面对此类事件时,事前,在会场搭建期间,则要通过一米线的方式将区域分隔,而一旦个别观众突破警戒线冲到嘉宾面前时,上文反复提到的前场秩序负责人则要第一时间控制情况的发生,将观众疏散。

总结来说,精准的时间控制和有序的现场秩序是一场会议场控的两大法宝。我们要相信,嘉宾的信任,观众的口碑,合作伙伴的支持,媒体的反馈都将作为一场会议评判成功与否的关键,我们希望看到的是,嘉宾、观众的满意,合作伙伴和媒体持续的支持,多方共赢才是终极目标。

附:峰会执行分工人员表(常规通用,特殊情况特殊对待)

总控-1人

签到处负责人-1人,签到兼职-若干

前场秩序负责人-1人,前场秩序兼职/礼仪-1人

控台-1人

媒介-1人

[预告] 下一篇文章,将写“行业峰会的供应商选择”,敬请期待。


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